Générateur de charte d'utilisation de l'IA en entreprise.

Article 1. Objet

Cette charte permet à chacun, chez [Nom de l'entreprise], d'utiliser l'IA dans son travail avec des règles claires sur les outils, les données et la vérification. Elle encourage les usages utiles autant qu'elle encadre les risques.

Article 2. Champ d'application

Elle s'applique à tous les salariés, stagiaires, alternants, intérimaires et prestataires qui travaillent pour [Nom de l'entreprise], pour tout usage professionnel d'un outil d'IA, y compris depuis un appareil ou un compte personnel, ainsi qu'aux automatisations qui utilisent l'IA dans nos processus.

Article 3. Outils autorisés

Seuls les outils listés ci-dessous et en annexe A sont autorisés pour un usage professionnel. Un outil absent de la liste n'est pas autorisé.

Autorisés uniquement avec l'offre professionnelle souscrite par [Nom de l'entreprise] (compte fourni par l'entreprise, contrat qui encadre l'usage des données) : ChatGPT (OpenAI) et Microsoft Copilot.

Interdits pour tout usage professionnel : Gemini (Google), Claude (Anthropic) et Mistral / Le Chat (Mistral AI).

Dans chaque outil, on désactive, quand l'option existe, la réutilisation des conversations pour entraîner les modèles.

Les fonctions d'IA intégrées à un logiciel déjà utilisé (messagerie, suite bureautique, CRM, logiciel métier) suivent les mêmes règles : on ne les active qu'avec l'accord du référent IA.

Pour ajouter un outil, on écrit à le référent IA, qui répond sous 10 jours ouvrés.

Article 4. Données : trois niveaux

Vert : informations publiques ou internes non sensibles (textes déjà publiés, trames, documentation, contenus marketing validés).

Orange : documents internes, contrats, données fournisseurs.

Rouge : données personnelles de clients ou de prospects (noms, coordonnées, historiques), données sur les salariés et les candidats (paie, évaluations, dossiers RH), données financières non publiées (comptes, marges, trésorerie, prévisions), données de santé, secrets d'affaires (procédés, prix d'achat, offres en cours, projets confidentiels) et code source et paramètres techniques internes, mots de passe, clés d'accès et identifiants.

Vert : autorisé dans tous les outils de l'article 3. Orange : seulement dans les outils utilisés avec l'offre professionnelle de [Nom de l'entreprise]. Rouge : interdit, sauf dans une automatisation validée (article 7).

Avant de coller un document, on retire ce qui n'est pas nécessaire à la tâche. En cas de doute, on considère la donnée comme rouge.

Article 5. Usages encouragés, sous conditions, exclus

Encouragés : rédiger ou reformuler un courriel, une note, une trame ; résumer un document, un compte rendu, un fil de discussion ; traduire un texte ; écrire, relire ou documenter du code, sans y coller de code interne ni de secret ; analyser des données ou un tableau, dans la limite des niveaux de l'article 4.

Sous conditions, avec relecture et validation par la personne qui en répond (article 6) :

• préparer une communication externe (site, réseaux sociaux, presse, publicité)
• préparer un document RH (offre d'emploi, trame d'entretien, support de formation) ; l'IA ne classe ni n'écarte aucun candidat ou salarié
• préparer un conseil ou un livrable destiné à un client ; la personne qui le signe vérifie chaque affirmation

Exclus :

• décider seul, sur la base d'un résultat d'IA, d'une question qui concerne une personne (recrutement, évaluation, sanction, crédit) ;
• produire un document signé ou un engagement sans relecture ;
• contourner un contrôle, une règle de sécurité ou cette charte.

Article 6. Vérification et validation humaine

Tout contenu produit avec l'IA qui sort de [Nom de l'entreprise], engage une décision ou alimente un chiffre communiqué est relu avant envoi ou publication par une personne qui en répond.

Chiffres, dates, noms, sources et clauses sont vérifiés à la source : un outil d'IA peut produire un résultat faux mais plausible.

La personne qui signe reste responsable, quel que soit l'outil.

Article 7. Automatisations et agents IA

Une automatisation ou un agent IA est un système qui utilise l'IA pour lire, produire ou agir dans un de nos processus sans qu'une personne intervienne à chaque étape : tri de courriels, extraction de factures, réponses préparées, agent qui agit dans un logiciel.

Avant sa mise en service, toute automatisation qui utilise l'IA respecte les règles suivantes.

• Elle est inscrite au registre des automatisations (annexe C), avec les données qu'elle lit, les actions qu'elle peut faire et l'outil ou le fournisseur d'IA utilisé.
• Elle a un responsable métier nommé, qui répond de ses résultats, décide de ses évolutions et valide sa mise en service avec le référent IA.
• Elle ne lit que les données nécessaires à sa tâche. Les données rouges ne sont admises que si le référent IA l'a validé et que le registre le prévoit.
• Sans validation humaine préalable, elle ne peut pas : envoyer un message à un client, un fournisseur ou un candidat ; déclencher un paiement ou un virement ; passer ou modifier une écriture comptable ; modifier des données de référence (clients, fournisseurs, prix, stocks) ; prendre une décision qui concerne une personne (candidat, salarié, client) ; publier un contenu au nom de [Nom de l'entreprise] ; supprimer des données.
• Le responsable métier peut lever cette validation par décision écrite, pour une action précise et à faible enjeu, jamais pour une décision qui concerne une personne.
• Elle garde une trace de ce qu'elle fait (journal), consultable par le responsable métier ; la durée de conservation est indiquée au registre.
• Elle peut être arrêtée à tout moment par le responsable métier ou le référent IA, sans dépendre d'un prestataire ; la procédure d'arrêt est écrite au registre.
• Une automatisation construite par un prestataire suit les mêmes règles.

Article 8. Transparence

On indique qu'un contenu a été produit avec l'aide de l'IA quand le client le demande ou quand le contrat l'exige.

Un assistant conversationnel ouvert au public (site, messagerie) se présente comme tel.

Article 9. Confidentialité et propriété intellectuelle

On ne saisit pas dans un outil d'IA un document confié par un client sous clause de confidentialité, sauf accord écrit. Avant de réutiliser à l'extérieur un texte ou un visuel généré, on vérifie qu'il ne reprend pas l'œuvre d'un tiers.

Article 10. Incidents

Une donnée rouge saisie par erreur, un résultat faux déjà diffusé ou une automatisation qui agit hors de son périmètre sont signalés à le référent IA dans la journée. Un signalement de bonne foi n'expose à aucune sanction.

Article 11. Formation

Chaque personne concernée suit une sensibilisation à l'IA à son arrivée et à chaque nouvel outil ou nouvelle automatisation qui la concerne.

Elle porte sur les règles de cette charte, les limites des outils et les bons réflexes : vérifier, protéger les données, signaler. Le référent IA tient le registre des sessions (date, contenu, participants).

Ce registre garde la trace des mesures prises au titre de l'article 4 du règlement européen sur l'IA (AI Act), qui demande, depuis le 27 juillet 2026, de prendre des mesures pour soutenir la maîtrise de l'IA du personnel.

Article 12. Révision et portée

La charte est revue tous les 6 mois et à chaque nouvel outil ou nouvelle automatisation. Prochaine revue : [à compléter]. Responsable de la charte : [Nom, fonction]. Référent IA : [Nom, fonction].

Chaque personne en accuse réception par écrit lors de sa remise.

Annexe A. Registre des outils autorisés

Annexe B. Exemples de données par niveau

À compléter avec les exemples propres à vos métiers.

Annexe C. Registre des automatisations IA

Une ligne par automatisation, remplie avant sa mise en service.